供应商说货已经送了，仓库也确认收到，付款申请却卡在财务。采购拿出一百件的订单，仓库只有八十件收货，供应商发票仍按一百件开。几个部门说的“完成”，对应着不同的数量和单据。
这篇从ERP 主文继续往应付展开。SAP 对照采用 S/4HANA 采购与应付课程的业务对象，不绑定某个发布版本的界面或接口。单号、数量、价格与处理规则均为独立教学模拟，未包含税、运费、汇率和预付款。
收货、开票和付款分别确认什么
采购到付款通常称为 Procure-to-Pay。需要买什么、采购承诺、实收、发票和付款分别留下依据。SAP 的采购到付款课程将物料管理与应付连接起来，并通过采购单、收货与发票核对解释 GR/IR 清算关系。
| 对象 | 这份记录确认什么 | 仍要继续查什么 |
|---|---|---|
| 采购订单行 | 约定物料、数量、价格与交付 | 供应商是否接受，是否实际送达 |
| 收货记录 | 按既定规则登记收到多少 | 质量资格、差异和是否重复登记 |
| 供应商发票 | 请求结算的数量与金额 | 发票状态、匹配差异和付款限制 |
| 应付未清项 | 已过账但尚未清偿的负债 | 到期日、付款批准与清账情况 |
| 付款与清账记录 | 已支付金额如何应用到应付 | 银行执行结果、未匹配款项 |
三单匹配核对采购、实收与发票，但容差、收货基础发票校验、服务采购和非估价收货会改变处理方式。本文只用普通估价物料采购讲解数量和金额桥接。收货已登记也不等于物料已经质量放行，库存能否领用仍见WMS 生产配送篇。
八十件实收怎样对上一百件发票
模拟采购单 PO-P80 订购 100 件，单价 20 元，订单价值 2,000 元。仓库实收 80 件并完成本例估价收货，收货价值为 1,600 元。其余 20 件未到，没有退货或其他收发。
GR/IR 是货物收货与发票收取之间的清算账户。对本例普通估价采购，收货形成 1,600 元库存借方与 GR/IR 贷方。随后供应商按 100 件开票，本文选择“发票已过账、但因差异被付款冻结”的教学状态，发票形成 GR/IR 借方 2,000 元和应付贷方 2,000 元。挂起、暂存或被拒绝且未过账的发票，不会形成同样的已过账结果。
订单价值 = 100 × 20 = 2,000元
已收价值 = 80 × 20 = 1,600元
已过账发票 = 100 × 20 = 2,000元
GR/IR净额 = 借2,000 − 贷1,600 = 借方400元
数量待核对 = 已开票100 − 已收80 = 20件
400 元表达本例发票与收货的未匹配价值，不能直接当作盘亏。应付 2,000 元也不表示这笔款现在就满足支付条件。主管需要看到差异明细、限制原因和负责人，不能只看到采购单头上一个“已收货”。
差异处理要回到原单据
先查仓库有没有漏登收货，供应商有没有错开票，运输是否短交，以及价格或单位是否发生修订。复核证据是 80 件确实收到、另外 20 件不再交付时，采购与供应商确认取消剩余 20 件，供应商另提供经核准的 400 元贷项。本例据此更正已过账应付，不直接改写原发票。
贷项在本例冲减应付 400 元，并形成 GR/IR 贷方 400 元。于是应付净额 1,600 元，GR/IR 为零，订单数量为已收 80 加已批准取消 20。贷项与采购余量取消各自有依据，一个动作不能自动代替另一个。
SAP 的 GR/IR 对账课程提供了从差异概览进入采购明细核查的产品示例。实际处理还可能涉及补收、退货、价格差异或其他调整，应按原因选择，不能为了清零就统一核销。
数量与金额匹配之后，继续检查付款冻结是否按授权解除、款项是否到期、供应商和付款方式是否有效、审批是否完成。本文另假设这些条件满足，批准支付 1,600 元并取得执行和清账结果，才把本例应付未清余额记为零。
系统交接中保留哪些身份
收货消息至少关联采购单行、收货业务身份、物料、工厂、数量与单位，目标回执补充物料凭证及相关记录。发票和贷项另有各自身份，再回到原采购与收货范围。一个采购行有多次收货或开票时，需要保存分次关系，不能仅按订单号粗略匹配。
WMS 重传同一收货，不得再增加 80 件。应付服务收到同一贷项重传，也不能再冲减一次。已过账但回执丢失时，按原身份查询结果；同身份带来不同数量进入冲突核对。关闭期间的更正由有权限的岗位处理，接口不自动改成当天日期。
Agent 可以生成待核对的采购行、缺失单据和匹配计算。批准取消采购、解除冻结、发起付款与清账属于不同动作，需要各自授权，执行后留下目标结果。一次调用返回成功不能替代银行与应付台账的核查。
用一笔采购验收到付款结果
| 验收变化 | 应保留的结果 |
|---|---|
| 只收到 80 件、发票已过账 100 件 | 展示借方 400 元 GR/IR 差量与付款限制 |
| 发票仅暂存、尚未过账 | 与本例已过账应付分开，不输出虚构负债 |
| 批准 400 元贷项并取消采购余量 | 应付净额 1,600、GR/IR 零，原记录及更正仍可查 |
| 同一收货或贷项重传 | 数量与金额不重复变化 |
| 匹配完成但付款仍受阻 | 保留具体原因，不自动标为已支付 |
可下载ERP 与 SAP 场景样本及校验程序，复算这条采购的数量和余额。公开资料核对于 2026-10-20；账务方向服务于本文已声明的简化条件，企业实施仍需按实际账户配置、业务状态和财务制度核对。